Wystarczy zorganizować konferencję w miejscu z odpowiednim sprzętem i właściwie niczym się nie trzeba przejmować. Może to być ośrodek konferencyjny, albo hotel z odpowiednią ofertę biznesową, pod Warszawą polecam Hotel Afrodyta
http://www.afrodytaspa.pl/biznes - często organizowane są tam konferencję.