Jeśli faktycznie chcemy mieć dedykowane oprogramowanie to jak najbardziej istotnym jest to aby je używać. Ja od niedawna także posiadam u siebie system DMS
https://www.connecto.pl/system-dms-connecto/ i jestem zdania, że jest to bardzo fajne rozwiązanie kiedy chcemy mieć sprawny obieg dokumentów.