Moim zdaniem powinnaś napisać ogłoszenie o tym, iż poszukujesz sali konferencyjnej. Podaj dokładne parametry, jakie Cię interesują, dokładne wymagania, etc. i czekać na ofert jakie otrzymasz. Takie ogłoszenie możesz dać np. tutaj https://aleo.pl/pl/firmy/biuro-i-uslugi-dla-firmy - po prostu piszesz ogłoszenie, a potencjalni kontrahenci przedstawiają swoje oferty. Według mnie to dobry sposób na to, żeby znaleźć optymalną ofertę.