Ważne jest, aby uczestnicy wyjazdu czuli się komfortowo i swobodnie. W tym celu warto zadbać o odpowiednią ilość wolnego czasu, który pozwoli im na odpoczynek i regenerację sił. Ponadto, należy pamiętać o dbałości o dietę uczestników – warto zapytać wcześniej o ewentualne alergie czy preferencje żywieniowe. Dobrze jest też poinformować uczestników o planowanym programie oraz zasadach obowiązujących podczas wyjazdu, aby uniknąć nieporozumień.